Як перейти на електронну трудову книжку-2025: покрокова інструкція

Паперові книжки в Україні поступово будуть замінені електронними – зручнішими, захищеними та інтегрованими з цифровою системою соціального захисту. Як наголосив адвокат Ольга в інтерв'ю з фокусом, перехід від паперових робочих книг до електронних еквівалентів триватиме до 2026 року. Тоді дані будуть внесені до реєстру страхувальників Державного реєстру примусового державного соціального страхування і в кінцевому рахунку створить остаточну версію електронного запису про працевлаштування.

Важлива реформа: навіщо змінювати робочу книжку

За словами адвоката Ольги, адвоката АО “Еврікалав”, реформа була ініційована законом України 5 лютого 2021 року. № 1217-IX “Про зміни в певних юридичних діях України щодо врегулювання зайнятості працівника в електронній формі”. За його словами, 10 червня 2021 року офіційно розпочалися електронні роботи.

“Електронна книга вправ – це цифровий еквівалент паперового ноутбука. Він був створений для зберігання всіх даних про досвід та робочі місця, але в Інтернеті, без паперів, черг та ризику втратити документ або випадково його знищити”, – сказав адвокат.

Коли паперові робочі книги будуть недійсними?

За даними Olga Bus, процес оцифрування даних відбувається поетапно. Перехід від паперу до електронних зошитів триватиме до 2026 року.

Після завершення цього етапу всі дані про роботу громадян будуть зосереджені в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру примусового державного соціального страхування. Саме на основі цього реєстру буде створено остаточний вигляд електронної книги вправ.

Як перейти до електронної робочої книжки

Перехід не вимагає відвідування державних установ. Все можна організувати в Інтернеті через портал Пенсійний фонд України (PFU).

“Будь ласка, пам’ятайте, що у випадку передачі ви повинні подати через свій особистий офіс”, – наголосив адвокат.

За словами експерта, дані можуть передаватися як працівником, так і роботодавцем.

Тому ви надсилаєте кольорове сканування свого робочого буклету в хронологічному порядку чи інших документах, що підтверджують ваш страховий досвід (сертифікати, замовлення, особисті рахунки, виписки тощо).

Після перевірки поданих документів інформація вводиться в електронний реєстр, а паличка паперу втрачає свою законну обґрунтованість.

“Після проведення вищезазначеної процедури паперова версія робочої книги більше не буде зайвою, але за власним проханням працівника він або вона зможе зберегти його для себе або тримати його паралельно з електронною версією”, – додає адвокат.

Переваги електронного формату

За словами адвоката Ольги, електронна книга вправ відкриває ряд нових можливостей:

• Перевірка страхового досвіду в Інтернеті – без необхідності звертатися до пенсійного фонду;
• Автоматична пенсія в майбутньому – система незалежно визначатиме пенсійне право людини;
• Безпека даних – Інформація зберігається в Державному реєстрі, а не на папері, який може бути втрачений або пошкоджений.

Які дані містять електронна робоча книга?

Наступні документи можуть бути введені в електронну документацію:

• відсканована копія паперової книги;
• навчальні документи;
• свідоцтво про народження (для жінок);
• військовий квиток;
• Документи, що підтверджують досвід роботи у випадку втрати книги.

Як перевірити електронну робочу книжку

Ви можете перевірити, чи ваші дані вже оцифровані через ваш особистий рахунок на порталі електронних послуг пенсійного фонду України.

Якщо офіс не доводить тривалість обслуговування до 2004 року, користувач має право завантажувати сканування самих відповідних документів, які після перевірки будуть додані до електронного реєстру.

Це зміниться з 2025 року

2025 рік був вирішальним етапом реформи трудових записів. Відповідно до закону, після перехідного періоду єдина офіційна форма записів про зайнятість буде електронною. Однак варто знати, що електронний формат не впливає на тривалість надання послуг – всі дані залишаються дійсними. Однак у випадку розбіжностей між папером та електронними даними слід звернутися до PFU з оператором для роз'яснення.

Отже, як підкреслює адвокат Ольга, найголовніше в переході на електронний еквівалент його робочої книги – це своєчасне перевірити їхні дані в системі пенсійного фонду, щоб уникнути непорозумінь при обчисленні пенсії або накопиченні на робочому місці.